档案规范化整理

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，或者说档案就是直接形成的历史记录。
在实际工作中，我们一般认为文件只有在经过规范整理并向档案部门/管理科室归档以后才能被叫作档案。

我国在多年的档案管理工作中，逐渐形成了文书档案、科学技术档案、专门档案几种基本档案概念，科学技术档案和专门档案下又有若干种细分门类的档案。

基本概念

档案整理

是指将散乱的文件材料，按照一定原则和方法进行系统的分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

档案归档

是指整理后的档案交档案室保存登记、移交、上架的过程。

档案规范化工序

档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。
一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。
只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。 此外，档案经过整理，可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。
因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。

步骤 说明 细节
收集 接收立档单位材料文件 检查材料完整性，确保接收内容符合收集归档范围。
分类 区分全宗、全宗内档案分类 按照立档单位的档案分类方案，将收集到的文件材料，先按照档案类型、形成年度等进行初步分类。
鉴定 区分归档范围和文件材料的重要性 根据档案的重要性，逐份判别该材料是否需要归档，并区分不同的保管期限。
组合排列 按照规则进行组合排序 一般档案分为组卷或组件两种组合排列方式，组卷档案是将多件内容相关文件装订成册称为一卷。组件档案将单份文件单独排列装订，称为一件。
勘误 客户协助工序，视立档单位需求 初步整理完成的归档材料，为了防止后续工序对档案造成不可逆的修改，可以先将目录或实体提交客户方检查确认，再进行后续工序。
编号 给每件/每卷档案编制序号 除序号外，还需要在档案实体上每页编制页码，组件文书档案还需要加盖档号章等。
录入条目 为材料录入电子目录 将以上工序完成的档案，按照规范要求录入电子目录。
装订装盒 按照要求装订成件/册，然后装盒 组卷档案需要编制封面、卷内目录、备考表后装订。组件档案按文件编排件号依次装盒，盒内放入本盒文件目录和备考表。
统计归档 档案整理成品的提交 将整理完成的成品进行规范统计，与档案一并提交档案室，经过移交、登记等流程后，正式归档为档案。
建立全宗 全宗卷更新/建立 更新全宗卷中的整理说明、年度大事记等信息。

对于档案机构来说，在实际工作中，档案整理工作的内容大体上有三种情况：
1.在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工，等等。
2.对整理不善的档案进行局部调整。
档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高其整理质量；另外，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，须对其进行调整。
3.零散文件的整理。
档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件，在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号，编制案卷目录，等等。
文件材料经过以上工序的规范整理后，就可以称之为档案了。当然在实际操作中，根据不同的档案情况，实际的整理工序会有增减和调整，并不是绝对一致的。