档案数智化生产

实体档案是数字化加工的基础，数字化档案则是整个生产过程的最终成果。

基本概念

数字化加工

是指把各种载体的档案资源通过专用设备转化为数字化的档案信息（包括电子目录、电子影像等），以数字化文件的形式存储的过程。

档案利用

是指将数字化档案通过软件系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息数据库，档案利用者通过档案管理系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程。

数字化档案优势

提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯 一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

档案规范化工序

序号 工序 说明
1 拆卷检查 对接收档案实体进行拆分和检查。
2 档案扫描 通过扫描仪或拍摄装置等设备，将档案转化为图像的形式进行保存。
3 图像处理 将扫描完成的图像通过软件进行处理，比如去除脏污、纠正歪斜等，以提高内容可读性。
4 图像质检 将处理完成的图像与档案实体对照，检查扫描和处理过程图像的完整性、污渍、黑边、偏斜等图像内容质量，以保证图像符合质量要求。
5 条目著录 将档案中的关键信息通过文字录入的方式形成可以检索的目录。
6 目录校对 对各著录项的文字和内容进行正确率的检查，以保证后续检索的准确。
7 索引分件 是指档案的图像文件与条目数据进行对应，根据档案情况实际核查数字化总数与实际总数的相符性。
8 格式转换 对单页影像文件进行批量OCR识别并转换为双层PDF或其它客户单位要求的格式。
9 导入挂接 是指将目录和图像数据分别导入档案利用软件，并对两部分数据进行匹配关联的过程。
10 档案装订 对完成以上工序的档案实体进行装订。
11 数据备份 将验收合格数据进行多份备份，以防数据丢失和损坏，介质上应标注好文件内容信息，以便数据管理。

数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。